Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
Затверджено наказом голови
Калуського міськрайонного суду
Івано-Франківської області
20.02.2017 року №02-06.1/5
ІНСТРУКЦІЯ
про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію у Калуському міськрайонному суді
Івано-Франківської області
( із змінами внесеними наказом суду від 13.12.2021 року № 02-06.1/8)
1.Загальна частина
1.Інструкція про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію у Калуському міськрайонному суді Івано-Франківської області (далі-інструкція) розроблена на підставі Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016 р. № 736.
2.Ця Інструкція визначає єдині вимоги до ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації (далі-документи), що містять службову інформацію в Калуському міськрайонному суді Івано-Франківськівської області (далі-суд).
3.Перелік відомостей складається судом відповідно до вимог частини другої статті 6 та статті 9 Закону України «Про доступ до публічної інформації», «Типового переліку відомостей, що становлять службову інформацію та які можуть міститися в документах з організації діяльності місцевих та апеляційних судів», який затверджений наказом ДСА України від 23.10.2012 року № 138, затверджується наказом голови суду та оприлюднюється на офіційному веб-сайті суду.
4.У суді утворюється комісія з питань роботи із службовою інформацією, яка постійно діє, положення про яку та склад якої затверджується наказом голови суду.
5.Працівники суду (судді та працівники апарату суду), яким доручено опрацьовувати документ, що містить службову інформацію, визначаються головою суду (заступником голови суду), керівником апарату суду (заступником керівника апарату суду) у резолюції до такого документа.
6.Організація в суді роботи з документами, що містять службову інформацію, покладається на канцелярію суду, або відповідальну особу, визначену наказом керівника апарату суду.
7.Облік, формування справ, зберігання та використання документів з відміткою «Літер «М» здійснюється службою управління персоналом, або відповідальною особою в суді за мобілізаційну роботу.
8.Керівник апарату суду, заступник керівника апарату суду та керівники структурних підрозділів суду здійснюють контроль за дотриманням порядку підготовки документів з грифом «Для службового користування», їх зберігання і використання.
9.Керівник апарату суду ознайомлює працівників суду з Інструкцією про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв, що містять службову інформацію у Калуському міськрайонному суді Івано-Франківської області під розпис.
На документах, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань, додатково проставляється відмітка «Літер«М».
11.Питання щодо необхідності присвоєння документу грифа «Для службового користування» вирішується виконавцем або посадовою особою, яка підписує документ, відповідно до Переліку відомостей, що становлять службову інформацію, та які можуть містися в документах з організації діяльності Калуського міськрайонного суду Івано-Франківської області.
1) перевірити, чи належить інформація, яку містить документ, до категорій, визначених у частині першій статті 9 Закону України «Про доступ до публічної інформації» таПереліку відомостей, що становлять службову інформацію, та які можуть містися в документах з організації діяльності Калуського міськрайонного суду Івано-Франківської області;
2) встановити, чи належить відповідна інформація до такої, доступ до якої згідно із законом не може бути обмежено, в тому числі шляхом віднесення її до службовоїінформації;
3) перевірити дотримання сукупності вимог, передбачених частиною другою статті 6 Закону України«Про доступ до публічної інформації».
В окремих випадках питання щодо необхідності присвоєння документу грифа «Для службового користування» може бути розглянуто комісією з питань роботи із службовою інформацією за поданням посадової особи, яка підписуватиме документ.
13.Забороняється використовувати для передачі службової інформації відкриті канали зв’язку.
14.У разі виникнення необхідності в передачі (надсиланні) документів, що містять службову інформацію, юридичним особам, громадським об’єднанням без статусу юридичної особи та фізичним особам, на яких не поширюються вимоги цієї Інструкції, останні беруть на себе письмове зобов’язання стосовно нерозголошення отриманої службової інформації.
15.Відповідальність за організацію та забезпечення дотримання в суді порядку ведення обліку, зберігання та використання документів, що містять службову інформацію, покладається на голову суду.
16.Особи, винні у порушенні порядку ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, їх втраті або розголошенні службової інформації, що в них міститься, притягуються до дисциплінарної або іншої відповідальності, передбаченої законом.
17.Використання інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем чи засобів копіювально-розмножувальної техніки, що застосовуються під час обробки службової інформації, здійснюється на підставі розпорядчого документа голови суду з дотриманням вимог законодавства у сфері захисту інформації.
18.У разі ліквідації суду рішення про подальше користування документами з грифом “Для службового користування” приймає ліквідаційна комісія.
2.Приймання та реєстрація документів
1.Приймання та реєстрація документів з грифом «Для службового користування», у тому числі і документів з грифом «Для службового користування» з відміткою «Літер «М», здійснюється канцелярією суду, або відповідальною особою, яка визначена наказом керівника апарату суду.
2.Забороняється доставляти у неробочий час документи з грифом «Для службового користування» в установи, в яких не передбаче нецілодобове чергування.
3.Вхідна кореспонденція з грифом «Для службового користування» розкривається працівником канцелярії, відповідальним за діловодство стосовно документів, що містять службову інформацію або відповідальною особою. При цьому перевіряється відповідність кількості аркушів, примірників, додатків до документів та їх реєстраційних індексів зазначеним на конверті (паковань) та у супровідному листі.
4.За відсутності вкладень або порушення їх цілісності (невідповідності кількості аркушів, додатків до документа), пошкодження конверта (паковання), що призвело до унеможливлення прочитання тексту документа або можливого несанкціонованого ознайомлення з його змістом, а також невідповідності реєстраційного індексу документа зазначеному на конверті (пакованні), документ не реєструється. При цьому складається акт за формою згідно з додатком 2 у двох примірниках, один примірник якого разом з отриманими документами надсилається відправникові, другий зберігається у канцелярії суду або у відповідальної особи.
5.Надіслані не за адресою документи з грифом «Для службового користування»повертаються відправникові без їх розгляду.
6.Під час реєстрації вхідного документа з грифом «Для службового користування», у тому числі з відміткою «Літер «М», на першому його аркуші від руки або за допомогою штампа (автоматичного нумератора) канцелярією суду або відповідальною особою проставляється відмітка про надходження із зазначенням скороченого найменування суду, реєстраційного індексу, дати (у разі термінового виконання - години і хвилини) одержання документа.
У разі надходження конверта (паковання) з відміткою«Особисто» відмітка про надходження проставляється безпосередньо на конверті (пакованні) із зазначенням порядкового номера конверта (паковання) за журналом обліку конвертів (паковань) та дати його одержання за формою згідно з додатком 1.
7.Облік електронних носіїв інформації, книг та інших видань, які є додатками до вхідного супровідного листа, ведеться окремо від вхідних документів. На супровідному листі, який долучається до відповідної справи, канцелярією суду або відповідальною особою проставляються номер облікової форми, порядковий номер і дата взяття додатка на облік.
При цьому до реєстраційного індексу документа додається відмітка «ДСК».
На документах з мобілізаційних питань перед реєстраційним індексом проставляється відмітка «М».
Вихідному супровідному листу та кожному додатку до нього присвоюється власний реєстраційний індекс.
Вхідному супровідному листу та додаткам до нього на паперових носіях присвоюється один номер. На кожному додатку на лицьовому боці першого аркуша проставляється відмітка.
Супровідний лист, що має примітку «без додатка - відкрита інформація», також реєструється в реєстраційних формах, що використовуються для реєстрації документів, що містять службову інформацію.
9.Реєстрація документів з грифом «Для службового користування» здійснюється в журналах за формою згідно з додатками 3 і 4, на картках або в електронній базі даних.
10.Етапи проходження документів з грифом «Для службового користування» в суді повинні обов’язково відображатися у реєстраційних формах (журналах, картках, електронній базі даних).
3.Облік видань з грифом «Для службового користування»
1.Тираж видання з грифом «Для службового використання», підготовлений в суді, обліковується за одним порядковим номером у журналі за формою згідно з додатком 6.
2.Відмітка про додатково надруковані примірники видання робиться у журналі, де вони друкувалися вперше, із продовженням їх нумерації від останнього номера примірника такого видання.
4.Облік електронних носіїв інформації
1.Облік електронних носіїв інформації (жорстких і гнучких магнітних дисків, касет та бобін з магнітною стрічкою, дисків для лазерних систем зчитування, невід’ємної частини модулів флеш-пам’яті тощо), на які планується записувати службову інформацію, ведеться канцелярією суду або відповідальною особою у журналі за формою згідно з додатком 7.
4.Наклеювання на електронний носій інформації етикеток з обліковими номерами, зазначеними у пунктах 2 і 3цього розділу, здійснюється у спосіб, який виключає можливість розбирання пристрою без пошкодження етикетки, її непомітного видалення (зміни) або перенесення на інший носій інформації.
Зазначений носій залишається у розпорядженні суду для подальшого знищення.
Заміна електронного носія інформації з грифом «Для службового користування», що вийшов з ладу під час дії гарантійного строку, в іншому порядку не дозволяється.
5.Друкування і розмноження документів
1.Друкування і розмноження в суді документів з грифом «Для службового користування» за допомогою електронно-обчислювальної та копіювально-розмножувальної техніки провадиться з урахуванням вимог законодавства у сфері захисту інформації.
Друкування і розмноження документів з мобілізаційних питань здійснюється працівниками суду, які мають допуск до роботи з такими документами.
2.У правому верхньому куті першої сторінки документа, що містить службову інформацію, проставляються гриф «Для службового користування» та номер примірника.
Коли розробником документа з грифом «Для службового користування» є суд, може зазначитись на документі інформація про заборону на розмноження (копіювання) такого документа в інших установах.
У разі коли додатки надсилаються разом із супровідним листом, після тексту листа перед підписом зазначається наявність додатків, їх обсяг, реєстраційні індекси і дати.
Якщо інформація з обмеженим доступом міститься тільки у додатку до документа з грифом «Для службового користування» під таким грифом ставиться позначка«(без додатка - відкритаінформація)».
4.У друкованих виданнях гриф «Для службового користування» і номер примірника зазначаються на обкладинці та на титульному аркуші видання.
Якщо видання складається з кількохчастин, такий гриф зазначається на кожній його частині, що містить службову інформацію.
5.На зворотному боці останнього аркуша примірника документа, що залишається у справі установи, у нижньому лівому куті зазначаються кількість надрукованих примірників; перелік номерів примірників з найменуваннями адресатів (не більше чотирьох); номер пункту переліку відомостей суду або реквізити акта комісії з питань роботи із службовою інформацією, згідно з якими інформацію віднесено до службової; назва та обліковий номер електронного носія інформації або номер автоматизованого робочого місця.
6.У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку, в якому зазначається перелік адресатів, проставляються номери примірників, що відправляються відповідним адресатам, а замість конкретних найменувань адресатів на документі робиться узагальнений напис.
8.Після реєстрації створеного документа з грифом «Для службового користування» його чернетки і роздруковані варіанти знищуються виконавцем шляхом подрібнення або іншим способом (спалювання, розплавлення, розчинення тощо), який виключає можливість їх прочитання та відновлення.
9.Розмноження документів з грифом «Для службового користування» здійснюється канцелярією суду або іншим структурним підрозділом суду, визначеним розпорядчим документом суду, з дозволу голови суду (його заступника) за умови оформлення замовлення за формою згідно з додатком 8 або відповідно до резолюції голови суду.
Голова суду може у встановленому порядку делегувати повноваження щодо надання дозволу на розмноження таких документів керівникам структурних підрозділів суду, в яких документи опрацьовуються або зберігаються.
10.На кожному примірнику розмноженого документа від руки проставляється номер примірника.
У разі нагальної потреби за дозволом голови суду документи з грифом "Для службового користування" в межах населеного пункту можуть бути доставлені відомчим транспортним засобом або отримані у відправника працівниками служби діловодства.
У разі надсилання документів з грифом «Для службового користування» за допомогою підрозділів урядового фельд’єгерського зв’язку або органів спеціального зв’язку оформлення конвертів (паковань) повинне відповідати вимогам нормативно-правових актів, що регулюють діяльність зазначених підрозділів.
Надсилання документів з грифом «Для службового користування» за кордон здійснюється відповідно до законодавства.
Передача службової інформації (надсилання документів з грифом «Для службового користування») телекомунікаційними, інформаційно-телекомунікаційними мережами здійснюється лише з використанням засобів криптографічного захисту інформації, що в установленому порядку допущені до експлуатації, з дотриманням вимог технічного захисту інформації.
2.Електронні носії інформації та документи з грифом «Для службового користування», що підлягають поверненню, обов’язково надсилаються до установи із супровідним листом.
Видання з грифом «Для службового користування» надсилаються іншим установам разом із супровідним листом з грифом «Для службового користування», в якому зазначаються назви (автори) видань, реєстраційні індекси, кількість та номери примірників з урахуванням вимог пункту 3 розділу 5 цієї Інструкції.
3.Документи з грифом «Для службового користування», які надсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані у спосіб, який виключає можливість доступу та прочитання тексту чи реквізитів без порушення цілісності паковання.
4.На конвертах (пакованнях) зазначаються адреса та найменування установи-одержувача і відправника, реєстраційні індекси вкладених документів із проставленням відмітки «ДСК». Забороняється зазначати прізвища і посади керівників установи-одержувача, а також прізвища виконавців документів і назви структурних підрозділів суду.
Електронні носії інформації упаковуються в окремий конверт (паковання), на якому зазначаються дата та реєстраційний індекс супровідного листа.
5.У разі надсилання документів, які повинні бути розкриті певною посадовою особою установи особисто, їх упаковують в окремий конверт, у правому верхньому куті якого нижче грифа «Для службового користування» проставляється відмітка «Особисто», а в його нижній правій частині зазначаються посада, прізвище, власне ім’я одержувача. Такий конверт вкладається в інший конверт, що оформляється відповідно до вимог, визначених пунктом 4цього розділу. У лівому верхньому куті конверта проставляється відмітка «Подвійний конверт».
6.У разі надсилання документів з мобілізаційних питань на конвертах (пакованнях) додатково проставляється відмітка «Літер «М».
7.Надсилання документів з мобілізаційних питань в одному конверті (пакованні) з документами, що не стосуються мобілізаційних питань, не дозволяється.
8.Забороняється надсилати за межі України видання з грифом «Для службового користування» з метою книгообміну або експонування на відкритих виставках, презентаціях.
1.Виконані документи з грифом «Для службового користування» групуються у справи згідно із затвердженою в суді зведеною номенклатурою справ.
Дозволяється долучати до справи із грифом «Для службового користування» документи з відкритою інформацією, якщо такі документи стосуються питань такої справи.
Документи з мобілізаційних питань долучаються до справ з мобілізаційної роботи, що мають відмітку «Літер «М».
2.До номенклатури справ включаються всі довідкові та реєстраційні картотеки, журнали реєстрації та обліку документів з грифом «Для службового користування».
3.У графі номенклатури справ «Індекс справи» до номера справи з документами, що мають гриф «Для службового користування», проставляється відмітка «ДСК».
Строк зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється відмітка «ЕК», яка означає, що строк зберігання справи визначається експертною комісією Калуського міськрайонного суду Івано-Франківської області з проведення експертизи цінності документів (далі - експертна комісія).
8.Якщо у справі із заголовком «Документи з грифом «Для службового користування» містяться лише документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися, а строк зберігання такої справи визначається найдовшим строком зберігання документів, що містяться в ній. Відмітка «ЕК» у графі номенклатури справ «Строк зберігання» закреслюється і зазначається уточнений строк зберігання.
9.Документи з мобілізаційних питань зберігаються в окремих робочих папках, футлярах або пакетах, на яких зазначаються прізвища та власні імена працівників апарату суду, які мають право їх розкривати.
Робочі папки, футляри або пакети з документами з мобілізаційних питань опечатуються особистою номерною металевою печаткою працівника, який безпосередньо з ними працює.
1.Вхідні, вихідні, внутрішні документи з грифом «Для службового користування» передаються працівникам суду відповідно до резолюцій голови суду або його заступника, керівника апарату суду або його заступника.
Справи з грифом «Для службового користування», що зберігаються в канцелярії суду чи інших структурних підрозділах суду, видаються у тимчасове користування працівникам суду на підставі замовлення за формою згідно з додатком 10, резолюції голови суду або затвердженого головою суду (керівником апарату суду) списку працівників, які мають право працювати з відповідною справою.
Допуск працівників суду до роботи з документами, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань, здійснюється на підставі списку, складеного службою управління персоналом суду чи посадовою особою, відповідальною за мобілізаційну роботу, і затвердженого головою суду.
2.Справи та видання з грифом «Для службового користування» видаються у тимчасове користування і приймаються під розписку в журналі за формою згідно з додатком 11.
3.Робота з документами з мобілізаційних питань проводиться в окремо виділених і належним чином обладнаних службових приміщеннях з дотриманням вимог, які унеможливлюють ознайомлення із змістом таких документів сторонніх осіб.
4.Під час приймання справи від працівника проводиться перевірка наявності кожного аркуша всіх документів справи відповідно до її внутрішнього опису.
5.Справи з грифом «Для службового користування», що зберігаються в архівному підрозділі суду, видаються у тимчасове користування працівникам інших структурних підрозділів суду на підставі замовлення за формою згідно з додатком 12.
Про видачу справ з грифом «Для службового користування» з архівного підрозділу суду робиться запис у книзі видачі справ у робочі приміщення суду.
6.Справи з грифом «Для службового користування» видаються для тимчасового користування на строк, що не перевищує одного місяця.
7.За наявності письмових клопотань інших установ або припису на право проведення перевірки згідно з наданими законом повноваженнями документи з грифом «Для службового користування», їх копії і витяги з них за письмовим дозволом або резолюцією голови суду або його заступника можуть видаватися працівникам інших установ.
На лицьовому боці підготовлених копій документів у правому верхньому куті першого аркуша документа проставляється відмітка «Копія». Витяги з документів оформляються на відповідному бланку.
8.Копії документів та витяги з них засвідчуються керівником апарату суду або заступником керівника апарату суду.
У разі коли документи з грифом «Для службового користування» знаходяться в архівному підрозділі суду, то копії документів та витяги з них засвідчуються працівником архівного відділу суду.
9.Після ознайомлення з документами з грифом «Для службового користування» на зворотному боці запиту або припису на право проведення перевірки робиться запис про документи (реєстраційні дані, заголовки), з якими ознайомлено працівника іншої установи.
Робочий зошит має бути прошнурований, пронумерований, підписаний головою суду та скріплений гербовою печаткою суду.
11.Працівник іншої установи може ознайомитися із змістом документа з грифом «Для службового користування», отриманим від іншої установи, лише за письмовою згодою установи - розробника такого документа. Зазначена вимога не поширюється на представників органів державного нагляду (контролю) під час виконання ними відповідних функцій згідно із законодавством.
12.Забороняється використовувати службову інформацію, що міститься в документах з грифом «Для службового користування», для відкритих виступів або опублікування у засобах масової інформації та демонструвати такі документи на стендах, у вітринах на відкритих виставках або в інших громадських місцях.
У разі надходження до суду запиту на інформацію, що міститься у документі, якому присвоєно гриф «Для службового користування», здійснюється з урахуванням вимог пункту 2 розділу 9 цієї Інструкції перегляд такого документа з метою перевірки відповідності запитуваної інформації сукупності вимог, передбачених частиною другою статті 6 Закону України «Про доступ до публічної інформації», щодо обмеження доступу до інформації на момент надходження запиту. Авторові запиту надається інформація в тій частині, доступ до якої відповідно до зазначеного Закону не обмежено.
За наявності в запитуваному документі інформації з обмеженим доступом для надсилання запитувачеві виготовляється його копія, в якій слова, речення чи зображення, що містять інформацію з обмеженим доступом, ретушуються у спосіб, який виключає подальше відтворення ретушованого. З такої копії документа виготовляється інша копія, яка надсилається запитувачеві. Копія запитуваного документа, що ретушувалася, зберігається разом з документами з відповідного запиту та може використовуватися повторно в разі надходження до установи іншого запиту на інформацію, що міститься у такому документі.
1.Перегляд документів з грифом «Для службового користування» проводиться з метою підтвердження наявності або відсутності в них відомостей, що становлять службову інформацію, не рідше ніж один раз на п’ять років.
Скасування грифа «Для службового користування» здійснюється за відсутності законних підстав для обмеження у доступі до службової інформації, які існували раніше.
Перегляд документів з грифом «Для службового користування» з метою можливого скасування грифа обов’язково здійснюється під час підготовки:
справ для їх передачі до архівного підрозділу суду;
документів Національного архівного фонду для їх передачі на постійне зберігання до державних архівних установ, архівного відділу міської ради.
2.Рішення про скасування грифа «Для службового користування» чи його підтвердження приймається комісією з питань роботи із службовою інформацією установи - розробника документа або відповідною комісією установи-правонаступника чи установи вищого рівня, якщо установа - розробник документа припинила свою діяльність.
3.За рішенням комісії з питань роботи із службовою інформацією строк обмеження доступу до справ (документів) може бути продовжений.
4.Рішення комісії з питань роботи із службовою інформацією оформляється протоколом, що підписується головою і секретарем комісії та набирає чинності з моменту затвердження протоколу головою суду. У протоколі зазначаються види документів, їх реєстраційні дані, заголовки та номери за номенклатурою або описом справ, з яких знімається гриф «Для службового користування» або строк обмеження доступу до яких продовжено.
Витяг з протоколу або його засвідчена копія передається разом із справами до архівного підрозділу суду, а у разі передачі документів Національного архівного фонду на постійне зберігання - до державних архівних установ, архівного відділу міської ради.
5.Про скасування грифа «Для службового користування» письмово повідомляються всі установи, яким надсилався такий документ. За потреби можуть надсилатися витяги з протоколу засідання комісії з питань роботи із службовою інформацією.
6.На обкладинках справ та документах гриф «Для службового користування» погашається відповідальним працівником суду шляхом його закреслення тонкою рискою та зазначення нижче на вільному від тексту місці дати і номера відповідного протоколу засідання комісії з питань роботи із службовою інформацією. Такі відмітки вносяться до реєстраційних та облікових форм, номенклатури та опису справ.
1.Експертиза цінності документів з грифом «Для службового користування» та їх підготовка до архівного зберігання здійснюються в установленому законодавством порядку.
У кінці кожної закінченої справи з грифом «Для службового користування» на окремому аркуші робиться засвідчувальний напис, в якому зазначаються цифрами і словами кількість аркушів у справі, кількість аркушів внутрішнього опису, а також:
наявність літерних і пропущених номерів аркушів;
номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками тощо;
номери великоформатних аркушів;
номери конвертів з укладеннями;
кількість аркушів укладень.
Після засвідчувального напису працівник, який сформував справу, ставить підпис із зазначенням посади, прізвища і дати, який засвідчується печаткою «Канцелярія» або печаткою «Для пакетів». Усі наступні зміни у складі справи (пошкодження аркушів, заміна документів копіями, долучення нових документів) зазначаються у засвідчувальному написі з посиланням на відповідний розпорядчий документ.
Справи з грифом «Для службового користування» після проведення експертизи цінності документів, що містяться в ній, підшиваються через чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. Справи постійного та тривалого (понад десять років) строків зберігання та особові справи оправляються у тверду обкладинку.
2.Справи постійного та тривалого зберігання з грифом «Для службового користування» та особові справи включаються у відповідні описи справ разом з документами, що містять відкриту інформацію. При цьому в описі до номера справи та у графі «Індекс справи (тому, частини) з документами з грифом «Для службового користування» додається відмітка «ДСК».
3.Під час передачі справ з грифом «Для службового користування» на постійне зберігання до державної архівної установи, архівного відділу міської ради суд разом з актом приймання-передавання справ, оформленим в установленому порядку, подає державній архівній установі, архівному відділу міської ради лист, у якому визначається порядок користування такими справами.
4.Вилучені для знищення за результатами експертизи цінності справи з грифом «Для службового користування», строк зберігання яких закінчився, включаються до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (далі - акт про вилучення документів), що складається відповідно до вимог, установлених щодо всіх справ установи в цілому.
Знищення видань з грифом «Для службового користування», що зберігаються у бібліотеці суду, здійснюється згідно з актом, який складається відповідно до встановлених вимог.
5.Документи, справи, видання з грифом «Для службового користування», вилучені для знищення експертною комісією суду у складі не менше трьох членів, підлягають знищенню шляхом подрібнення носіїв інформації або в інший спосіб (спалювання, розплавлення, розчинення тощо), який виключає можливість їх прочитання та відновлення.
Електронні носії інформації знищуються або переробляються у спосіб, що виключає можливість повного або часткового відновлення збереженої на них інформації.
6.В акті про вилучення документів робиться запис про знищення відповідних документів, справ із зазначенням прізвищ, власних імен членів експертної комісії, їх підписів.
11.Забезпечення збереженості документів та
проведення перевірки їх наявності
1.Справи з грифом «Для службового користування» з дати їх створення (надходження) зберігаються за місцем формування справ згідно із затвердженою зведеною номенклатурою справ до моменту їх передачі в архівний підрозділ суду.
2.Документи і справи з грифом «Для службового користування» зберігаються у шафах, сейфах, що розташовані у службових приміщеннях або сховищах архіву. Шафи, сейфи, службові приміщення, сховища архіву повинні надійно замикатися і опечатуватися металевими печатками.
Порядок виготовлення, ведення обліку, використання металевих печаток та порядок ведення обліку шаф, сейфів і ключів від них визначаються головою суду.
Зберігання документів і справ із грифом «Для службового користування» здійснюється працівниками, які безпосередньо отримали їх під розписку, у спосіб, що унеможливлює доступ до них сторонніх осіб.
3.Документи з грифом «Для службового користування» можуть перебувати у працівників суду на виконанні протягом строку, необхідного для виконання завдання, за умови дотримання вимог їх зберігання, визначених пунктом 2 цього розділу.
4.Передача документів з грифом «Для службового користування» структурним підрозділам суду здійснюється через канцелярію (або відповідальну особу) з проставленням відповідної відмітки в облікових формах.
Порядок передачі одержаних у канцелярії суду (відповідальної особи) документів з грифом «Для службового користування» всередині одного структурного підрозділу для виконання (ознайомлення) від одного працівника структурного підрозділу іншому працівникові того самого підрозділу та ведення необхідних облікових форм визначається чинною інструкцією з діловодства.
5.Забороняється переміщення документів з грифом «Для службового користування» з однієї справи до іншої без повідомлення канцелярії (відповідальної особи). Про всі переміщення документів робляться відповідні відмітки в облікових формах, у тому числі внутрішніх описах.
Вилучення справ або окремих документів із справ з грифом «Для службового користування» забороняється. В окремих випадках на підставі рішення слідчого судді, суду архівний підрозділ суду або канцелярія суду (відповідальна особа) за письмовою вказівкою голови суду здійснює вилучення оригіналів необхідних документів або справ. При цьому у структурному підрозділі суду повинні залишитися протокол про вилучення документів з їх засвідченими копіями.
6.Документи з грифом «Для службового користування" не дозволяється виносити за межі суду, крім випадків передачі документів на виконання у структурні підрозділи суду, що розташовуються поза межами основного суду, та у разі виникнення необхідності в їх узгодженні, підписанні в установах, розташованих у межах одного населеного пункту. Винесення документа з грифом «Для службового користування» за межі суду здійснюється на підставі резолюції голови суду (його заступника). При цьому документ повинен бути вкладений у конверт або упакований у такий спосіб, щоб виключити можливість його прочитання.
7.Особі, відрядженій до іншого населеного пункту, забороняється мати при собі документи з грифом «Для службового користування». У разі потреби такі документи надсилаються за призначенням до початку відрядження.
8.В окремих випадках, зокрема у разі термінового позапланового відрядження, голова суду (його заступник) ставить на доповідній записці керівника відповідного структурного підрозділу суду резолюцію, згідно з якою дає дозвіл на перевезення документів з грифом «Для службового користування» до іншого населеного пункту за умови, що такі документи перевозяться групою у складі не менше двох працівників суду, які повинні виконувати роботу з ними з дотриманням заходів, що унеможливлюють несанкціоноване ознайомлення з текстом таких документів.
Строк проведення перевірки та склад комісії з питань її проведення визначаються відповідним наказом голови суду.
До складу комісії з питань проведення перевірки наявності документів з грифом «Для службового користування» з відмітками «Літер «М» залучаються лише особи, допущені до роботи з такими документами.
Працівник, якому стало відомо про факт втрати документа, що містить службову інформацію, та про можливе розголошення відомостей, що становлять службову інформацію, невідкладно інформує керівника свого структурного підрозділу, який у письмовій формі терміново інформує про такий факт голову суду та керівника апарату суду.
У разі втрати документа, що містить службову інформацію, письмово повідомляється установі, від якої цей документ отримано. Про втрату документа, що містить службову інформацію, зібрану під час провадження оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, діяльності у сфері оборони держави, або можливе розголошення такої службової інформації повідомляється також органові СБУ із зазначенням обставин втрати документа (розголошення відомостей) та про вжиті заходи.
12.Факти втрати документів або розголошення відомостей, які містять службову інформацію, розслідує комісія з питань роботи із службовою інформацією. Для розслідування окремих фактів втрати документів або розголошення відомостей, які містять службову інформацію (далі - розслідування), за рішенням голови суду може утворюватися спеціальна комісія.
13.Спеціальна комісія має право отримувати від працівників установи письмові та усні пояснення з питань, що є предметом розслідування, витребувати необхідні документи (їх копії), оглядати приміщення і сховища.
15.За результатами розслідування, яке триває не довше ніж один місяць, складається акт, що підписується членами комісії з питань роботи із службовою інформацією або спеціальної комісії та подається голові суду на затвердження. За наявності обґрунтованих пропозицій відповідної комісії, прийнятих на її засіданні, строк проведення розслідування може бути продовжено за резолюцією голови суду не більш як на один місяць.
Розслідування починається з дати підписання розпорядчого документа про його проведення та завершується датою затвердження акта про результати проведення розслідування.
16.В окремому розділі акта про результати проведення розслідування зазначаються обставини, причини та умови настання відповідного випадку, рівень заподіяної шкоди або негативного впливу на діяльність суду, а також наводиться перелік втрачених документів.
17.Відмітка про втрату документів вноситься канцелярією (відповідальною особою) до реєстраційних та облікових форм із зазначенням реєстраційних даних акта про результати проведення розслідування.
18.Довідка про причини відсутності втрачених документів, підписана керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архівного підрозділу суду для включення її до справи.
_03_03.png)
