ІНСТРУКЦІЯ про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію у Калуському міськрайонному суді Івано-Франківської області

Затверджено наказом голови

Калуського міськрайонного суду

Івано-Франківської області

17 березня 2026  № 02-06/5

ІНСТРУКЦІЯ
про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та

інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію

у Калуському міськрайонному суді Івано-Франківської області

1.Загальна частина

1. Інструкція про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію у Калуському міськрайонному суді Івано-Франківської області розроблена на підставі Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію , затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016 року № 736 (із змінами та доповненнями), з врахуванням відповідних положень Кодексу адміністративного судочинства, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення, законів України «Про судоустрій і статус суддів», «Про інформацію», «Про доступ до публічної інформації», Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах, ДСТУ 2163-2020, що регламентує порядок складання та оформлення організаційно-розпорядчих документів, інших нормативно-правових актів.
2. Ця інструкція визначає єдині вимоги до ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію в Калуському міськрайонному суді Івано-Франківської області.
3. Терміни та скорочення, які використовуються в цій Інструкції:

працівники суду - судді та працівники апарату Калуського міськрайонного суду Івано-Франківської області;

архів суду -  архівний відділ Калуського міськрайонного суду Івано-Франківської області;

служба управління персоналом - служба управління персоналом Калуського міськрайонного суду Івано-Франківської області;

документ - матеріальний носій інформації в паперовій формі;

експертна комісія – експертна комісія з проведення експертизи цінності документів, що утворилися в діловодстві  Калуського міськрайонного суду Івано-Франківської області;

інструкція з діловодства - інструкція з діловодства в місцевих та апеляційних судах;

керівник установи – голова Калуського міськрайонного суду Івано-Франківської області;

керівник апарату суду – керівник апарату Калуського міськрайонного суду Івано-Франківської області;

керівництво суду – голова суду, заступник голови суду, керівник апарату суду, заступник керівника апарату суду;

комісія – комісія з питань роботи зі службовою інформацією;

перелік відомостей - перелік відомостей, що становлять службову інформацію;

служба діловодства - канцелярія суду;

суд - Калуський  міськрайонний суд Івано-Франківської області;

судова справа – справа, матеріали судової справи, матеріали кримінального провадження.

4. В суді утворюється комісія, яка постійно діє, положення про яку та склад якої затверджується наказом голови суду.
5. Основними завданнями комісії є:

складення на підставі пропозицій структурних підрозділів суду та з урахуванням вимог законодавства переліку відомостей, що становлять службову інформацію, і подання його на затвердження голові суду;

перегляд документів з грифом “Для службового користування” з метою його підтвердження або скасування;

розгляд документів з грифом “Для службового користування” на предмет встановлення в них відомостей, що містять відкриту інформацію, яка може бути використана під час опрацювання запитів на публічну інформацію;

розслідування на підставі рішення голови суду фактів втрати документів з грифом “Для службового користування ” та розголошення службової інформації;

розгляд питання щодо присвоєння грифа “Для службового користування” документам, що містять службову інформацію, яка не передбачена переліком відомостей, за поданням осіб, які підписують такий документ.

До складу комісії включаються працівники апарату суду, в діяльності яких створюється службова інформація.

6. Перелік відомостей складається судом відповідно до вимог частини четвертої статті 21 Закону України «Про інформацію», частини другої статті 6 та статті 9 Закону України “Про доступ до публічної інформації”, затверджується наказом голови суду та оприлюднюється на офіційному вебсайті суду.
7. В умовах воєнного чи надзвичайного стану перелік відомостей складається з урахуванням тимчасових обмежень конституційних прав і свобод людини і громадянина, прав і законних інтересів юридичних осіб, встановлених Указом Президента України про введення воєнного чи надзвичайного стану в Україні, затвердженим Верховною Радою України.
8. Працівники суду, яким доручено опрацьовувати документ, що містить службову інформацію, визначаються резолюціями керівництва суду, а щодо судових справ – за резолюцією судді, у разі відсутності судді - за резолюцією голови суду.
9. Організація роботи з документами, що містять службову інформацію, покладається на службу діловодства або відповідальну особу, визначеною наказом керівника апарату суду.

Облік, формування справ, зберігання та використання документів з відмітками “Літер “М”,   провадяться службою управління персоналом, або відповідальною особою в суді за військовий облік, визначеною наказом керівника апарату суду.

Облік, формування справ, зберігання та використання документів з відмітками “Літер» “К” та “СІ” в суді не здійснюються.

Керівник апарату суду, заступник керівника апарату суду та керівники структурних підрозділів суду здійснюють контроль за дотриманням порядку підготовки документів з грифом “Для службового користування”, їх зберігання і використання.

Контроль за зберігання і використання судових справ, які містять службову інформацію, з моменту одержання таких справ до їх передачі до структурних підрозділів суду на зберігання здійснює суддя.

10. Служба діловодства ознайомлює працівників суду з цією інструкцією, під підпис.
11. Документам, що містять службову інформацію, присвоюється гриф “Для службового користування”. На документах, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань, додатково проставляється відмітка “Літер» “М”.
12. Питання щодо необхідності присвоєння документу грифа “Для службового користування” вирішується виконавцем або посадовою особою, яка підписує документ, відповідно до переліку відомостей та з дотриманням вимог частини другої статті 6 та статті 9 Закону України “Про доступ до публічної інформації” та частини четвертої статті 21 Закону України «Про інформацію».

Якщо судове рішення містить посилання на службову інформацію, то в тексті такого судового рішення має бути визначено, яка його частина містить посилання на таку інформацію.

13. До прийняття рішення про присвоєння документу грифа “Для службового користування” виконавець або посадова особа, яка підписує документ, повинні:

1) перевірити, чи належить інформація, яку містить документ, до категорій, визначених у частині першій статті 9 Закону України “Про доступ до публічної інформації”;

2) встановити, чи належить відповідна інформація до такої, доступ до якої згідно із законом не може бути обмежено, в тому числі шляхом віднесення її до службової інформації;

3) перевірити дотримання сукупності вимог, передбачених частиною другою статті 6 Закону України “Про доступ до публічної інформації”.

В окремих випадках питання щодо необхідності присвоєння документу грифа “Для службового користування” може бути розглянуто комісією за поданням посадової особи, яка підписуватиме документ.

14. Забороняється використовувати для передачі службової інформації відкриті канали зв’язку.

У разі виникнення необхідності в передачі (надсиланні) документів, що містять службову інформацію, юридичним особам, громадським об’єднанням без статусу юридичної особи та фізичним особам, на яких не поширюються вимоги цієї Інструкції, останні беруть на себе письмове зобов’язання стосовно нерозголошення отриманої службової інформації.

Керівники юридичних осіб, громадських об’єднань без статусу юридичної особи та фізичні особи за розголошення службової інформації несуть відповідальність відповідно до закону.

15. Відповідальність за організацію та забезпечення дотримання в суді порядку ведення обліку, зберігання та використання документів, що містять службову інформацію, покладається на керівництво суду.

Особи, винні у порушенні порядку ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, їх втраті або розголошенні службової інформації, що в них міститься, притягуються до дисциплінарної або іншої відповідальності, передбаченої законом.

16. Під час роботи з документами з грифом “Для службового користування” застосовуються положення Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. № 55 (Офіційний вісник України, 2018 р., № 23, ст. 770), та ДСТУ 4163-2020, що регламентують порядок складення та оформлення організаційно-розпорядчих документів.

Створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів з грифом “Для службового користування” в суді здійснюється відповідно до вимог законодавства, що регулює питання роботи з електронними документами та питання електронного документообігу.

17. У разі ліквідації суду рішення про подальше користування документами з грифом “Для службового користування” приймає ліквідаційна комісія.

ІІ. Приймання та реєстрація документів

1.Приймання та реєстрація документів з грифом “Для службового користування”,     здійснюється службою діловодства, або відповідальною особою, яка визначена наказом керівника апарату суду.

Приймання та реєстрація документів з грифом «Для службового користування» з відміткою “Літер “М” здійснюється відповідальною особою в суді за військовий облік, яка визначена наказом керівника апарату суду.

2. Конверти (паковання) з документами з грифом “Для службового користування” у тому числі і документів з грифом «Для службового користування» з відміткою «Літер М» доставляти в суд у неробочий час забороняється, крім випадків, визначених законом.

3.Вхідна кореспонденція з грифом “Для службового користування” розкривається працівником служби діловодства, відповідальним за діловодство стосовно документів, що містять службову інформацію. При цьому перевіряється відповідність кількості аркушів, примірників, додатків до документів та їх реєстраційних індексів зазначеним на конверті (пакованні) та у супровідному листі.

4. Конверти (паковання) з грифом “Для службового користування” з відмітками “Літер “М”, що надійшли до служби діловодства, передаються нерозкритими  відповідальній особі в суді за військовий облік,  під розписку в журналі обліку пакетів (паковань) із зазначенням дати їх отримання та проставленням печатки “Канцелярія” згідно з додатком 1.
5. За відсутності вкладень або порушення їх цілісності (невідповідності кількості аркушів, додатків до документа), пошкодження конверта (паковання), що призвело до унеможливлення прочитання тексту документа або можливого несанкціонованого ознайомлення з його змістом, а також невідповідності реєстраційного індексу документа зазначеному на конверті (пакованні), документ не реєструється. При цьому складається акт за формою згідно з додатком 2 у двох примірниках, один примірник якого разом з отриманими документами надсилається відправникові, другий зберігається у службі діловодства або у відповідальної особи.
6. У разі виявлення недоліків, вказаних в пункті 5 цього розділу, щодо судових справ, такі справи реєструються та з примірником акта передаються головуючому судді в порядку установленому процесуальним законом. Інший примірник акта надсилається відправникові.
7. Надіслані не за адресою документи з грифом “Для службового користування” повертаються відправникові без їх розгляду.
8. Реєстрація вхідних документів із грифом «Для службового користування» в суді здійснюється у журналі реєстрації вхідних документів із грифом «Для службового користування» згідно з додатком 3.
9. Реєстрація вхідних документів із грифом «Для службового користування з відмітками “Літер “М” здійснюється у журналі реєстрації вхідних документів із грифом «Для службового користування   “Літер “М”  згідно з додатком 3.
10. Під час реєстрації вхідного документа з грифом “Для службового користування” на першому його аркуші від руки або за допомогою штампа (автоматичного нумератора) службою діловодства або відповідальною особою проставляється відмітка про надходження із зазначенням найменування суду - одержувача документа, реєстраційного індексу, дати (у разі термінового виконання - години і хвилини) одержання документа.

У разі надходження конверта (паковання) з відмітками “Літер “М”,  а також з відміткою “Особисто” відмітка про надходження проставляється безпосередньо на конверті (пакованні) із зазначенням порядкового номера конверта (паковання) за журналом обліку конвертів (паковань) та дати його одержання.

Реєстрація вихідних документів із грифом «Для службового користування» в суді здійснюється у журналі реєстрації вихідних та внутрішніх документів із грифом «Для службового користування» згідно з додатком 4.

Реєстрація вихідних документів із грифом «Для службового користування» “Літер “М” в суді здійснюється у журналі реєстрації вихідних та внутрішніх документів із грифом «Для службового користування»  “Літер “М” згідно з додатком 4.

11. Облік електронних носіїв інформації, книг та інших видань, які є додатками до вхідного супровідного листа, ведеться окремо від вхідних документів. На супровідному листі, який долучається до відповідної справи, службою діловодства проставляються номер облікової форми, порядковий номер і дата взяття додатка на облік.
12. Реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів з грифом “Для службового користування” здійснюється окремо від документів, які не містять службову інформацію, з дотриманням вимоги щодо одноразовості реєстрації.

При цьому до реєстраційного індексу документа додається відмітка “ДСК”, наприклад:

“251/04-12 ДСК; 09-05/456 ДСК; 123 ДСК”.

На документах з мобілізаційних питань перед реєстраційним індексом проставляється відмітка “М” , наприклад:

“М/251/04-12 ДСК”.

Вихідному супровідному листу та кожному додатку до нього присвоюється власний реєстраційний індекс.

Вхідному супровідному листу та додаткам до нього на паперових носіях присвоюється один номер. На кожному додатку на лицьовому боці першого аркуша проставляється відмітка, наприклад:

“До вх. 1172/03-15 ДСК від 01.03.2026”.

На додатках, що підлягають поверненню, така відмітка проставляється на зворотному боці останнього аркуша документа.

Супровідний лист, що має примітку “без додатка - відкрита інформація”, також реєструється в реєстраційних формах, що використовуються для реєстрації документів, що містять службову інформацію.

Реєстрація документів з грифом “Для службового користування” здійснюється в журналах за формою згідно з додатками 3 і 4, на картках або в електронній базі даних.

13. Реєстрація документів з грифом “Для службового користування” в електронній базі даних здійснюється з використанням спеціальних комп’ютерних програм та дотриманням вимог щодо технічного захисту інформації, встановлених законодавством.
14. У разі реєстрації вхідних, вихідних, внутрішніх документів на картках або в електронній базі даних оформляється реєстраційно-контрольна картка за формою згідно з додатком 5.

У разі потреби реєстраційно-контрольна картка може бути доповнена іншими реквізитами.

15. Етапи проходження документів з грифом “Для службового користування” в суді повинні обов’язково відображатися у реєстраційних формах (журналах, картках, електронній базі даних).
16. Матеріали судових справ, що містять документи з грифом «Для службового користування», які надходять до суду, підшиваються в хронологічному порядку та формуються в окремий том.

На обкладинках справ, що містять документи з грифом «Для службового користування у правому верхньому куті проставляється відмітка «ДСК».

ІІІ. Облік видань з грифом “Для службового користування”

1. Тираж видання з грифом “Для службового користування”, підготовлений в суді, обліковується за одним порядковим номером у журналі за формою згідно з додатком 6.
2. Відмітка про додатково надруковані примірники видання робиться у журналі, де вони реєструвалися вперше, із продовженням їх нумерації від останнього номера примірника такого видання.
3. IV. Облік електронних носіїв інформації
4. Облік електронних носіїв інформації (жорстких і гнучких магнітних дисків, касет та бобін з магнітною стрічкою, дисків для лазерних систем зчитування, невід’ємної частини модулів флеш-пам’яті тощо), на які планується записувати службову інформацію, ведеться службою діловодства або відповідальною особою у журналі за формою згідно з додатком 7.
5. На захисній оболонці електронного носія інформації (пластмасовій капсулі гнучкого магнітного диска, касеті або бобіні з магнітною стрічкою, на верхньому боці диска для лазерних систем зчитування, невід’ємній частині корпусу модулів флеш-пам’яті тощо) зазначаються найменування суду, обліковий номер і дата взяття на облік електронного носія, гриф “Для службового користування”.
6. Обліковий номер жорсткого магнітного диска зазначається на етикетці, що наклеюється на його корпусі або на опломбованому корпусі блока чи пристрою, в якому він розміщується.
7. Наклеювання на електронний носій інформації етикеток з обліковими номерами, зазначеними у пунктах 2 і 3 цього розділу, здійснюється у спосіб, який виключає можливість розбирання пристрою без пошкодження етикетки, її непомітного видалення (зміни) або перенесення на інший носій інформації.
8. Забороняється записувати службову інформацію на електронний носій інформації, не внесений до журналу обліку електронних носіїв інформації, на які планується записувати службову інформацію.
9. Гриф “ Для службового користування ” зберігається за електронним носієм інформації до моменту його знищення.
10. Заміна електронного носія інформації з грифом “ Для службового користування ”, який вийшов з ладу під час дії гарантійного строку, провадиться представником організації, що здійснює гарантійне обслуговування, тільки у приміщенні суду та у присутності працівника суду, якому такий носій видано в установленому порядку. Зазначений носій залишається у розпорядженні суду для подальшого знищення.

Заміна електронного носія інформації з грифом “ Для службового користування , що вийшов з ладу під час дії гарантійного строку,  в іншому порядку не дозволяється.

8. Ремонт блока чи пристрою з електронним носієм інформації, що має гриф “ Для службового користування ”, проводиться в суді у присутності працівника суду, якому такий носій в установленому порядку видано, та у разі необхідності – працівника суду який відповідає за забезпечення захисту інформації в суді. У разі виникнення необхідності в передачі за межі суду такого блока чи пристрою для виконання ремонтних робіт електронний носій інформації вилучається та зберігається працівником суду, якому зазначений носій виданий в установленому порядку.
9. V. Друкування і розмноження документів
10. Друкування і розмноження в суді документів з грифом “ Для службового користування ” за допомогою електронно-обчислювальної та копіювально-розмножувальної техніки провадиться з урахуванням вимог законодавства у сфері захисту інформації.

Друкування і розмноження документів з мобілізаційних питань  здійснюється працівниками суду, які мають допуск до роботи з такими документами.

2. У правому верхньому куті першої сторінки документа, що містить службову інформацію, проставляються гриф “ Для службового користування ” та номер примірника, наприклад:

“Для службового користування Прим. № 3”.

На документі з грифом “Для службового користування” розробником якого є суд, може бути зазначено інформацію про заборону на розмноження (копіювання) такого документа в інших установах, наприклад:

“Для службового користування Прим.№2 Копіюванню не підлягає”.

Відмітки “Літер “М”, номер примірника зазначаються нижче грифа “Для службового користування”, наприклад:

“Для службового користування Літер “М” Прим. № 2”

3. На першій сторінці кожного додатка до документа, що містить службову інформацію, вище інших відміток проставляється гриф “Для службового користування”, наприклад:

“Для службового користування Прим.№4 Додаток до наказу Голови Калуського міськрайонного суду Івано-Франківської області ___ ______ 20___ р. №____”.

У разі коли додатки надсилаються разом із супровідним листом, після тексту листа перед підписом зазначається наявність додатків, їх обсяг, реєстраційні індекси і дати, наприклад:

“Додаток:

довідка про виконання плану заходів   від __________ № 01-25/52 ДСК на 5 арк., прим. № 2.”.

Якщо інформація з обмеженим доступом міститься тільки у додатку до документа з грифом “Для службового користування”, під таким грифом ставиться позначка “(без додатка - відкрита інформація)”, наприклад:

“Для службового користування (без додатка - відкрита інформація) Прим. № 1”.

4. У друкованих виданнях гриф “Для службового користування” і номер примірника зазначаються на обкладинці та на титульному аркуші видання. Якщо видання складається з кількох частин, такий гриф зазначається на кожній його частині, що містить службову інформацію.
5. На зворотному боці останнього аркуша примірника документа, що залишається у справі cуду, у нижньому лівому куті зазначаються кількість надрукованих примірників; перелік номерів примірників з найменуваннями адресатів (не більше чотирьох); номер пункту переліку відомостей суду або реквізити акта комісії, згідно з якими інформацію віднесено до службової; назва та обліковий номер електронного носія інформації або номер автоматизованого робочого місця, з якого друкувався документ, наприклад:

“Надруковано три примірники. Прим. № 1 - Мін’юсту Прим. № 2 - Мінфіну Прим. № 3 - до справи № 02-10 Пункт 3.7 переліку відомостей АРМ інвентарний номер 5”.

6. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку, в якому зазначається перелік адресатів, проставляються номери примірників, що відправляються відповідним адресатам, а замість конкретних найменувань адресатів на документі робиться узагальнений напис, наприклад:

“Прим. № 1-8 - за списком на розсилку; Прим. № 9 - до справи № 02-10”.

7. На кожному примірнику вихідного документа та додатках до нього на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша зазначаються власне ім’я та прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону, наприклад:

Марченко Петро  255 55 55

8. Після реєстрації створеного документа з грифом “Для службового користування” його чернетки і роздруковані варіанти знищуються виконавцем шляхом подрібнення або іншим способом (спалювання, розплавлення, розчинення тощо), який виключає можливість їх прочитання та відновлення.
9. Розмноження документів з грифом “Для службового користування” здійснюється службою діловодства або відповідальною особою, визначеною наказом керівника апарату суду, з дозволу голови або заступника голови суду, за умови оформлення замовлення за формою згідно з додатком 8 або відповідно до резолюції голови суду.

Голова суду  може у встановленому порядку делегувати повноваження щодо надання дозволу на розмноження таких документів керівникам структурних підрозділів суду, в яких документи опрацьовуються або зберігаються.

10. На кожному примірнику розмноженого документа від руки проставляється номер примірника.
11. Документ з грифом “ Для службового користування ”, одержаний від іншої установи для опрацювання одночасно в кількох структурних підрозділах суду, копіюється у визначеному пунктом 9 цього розділу, якщо установа, яка є розробником документа, не встановила заборону на його розмноження.
12. Облік розмножених документів, що містять службову інформацію, ведеться в журналі за формою згідно з додатком 9.

 

1. VI. Надсилання документів
2. Надсилання документів з грифом “Для службового користування” іншим установам у межах України здійснюється службою діловодства, підрозділами урядового фельд’єгерського зв’язку, підрозділами органів спеціального зв’язку, підрозділами відомчого фельд’єгерського зв’язку у складі Збройних Сил.

У разі нагальної потреби за дозволом голови суду  документи з грифом “ Для службового користування” в межах населеного пункту можуть бути доставлені або отримані у відправника працівниками служби діловодства.  

У разі надсилання документів з грифом “Для службового користування” за допомогою підрозділів урядового фельд’єгерського зв’язку, відомчого фельд’єгерського зв’язку у складі Збройних Сил або органів спеціального зв’язку оформлення конвертів (паковань) повинне відповідати вимогам нормативно-правових актів, що регулюють діяльність зазначених підрозділів.

Передача службової інформації (надсилання документів з грифом “Для службового користування” телекомунікаційними, інформаційно-телекомунікаційними мережами здійснюється лише з використанням засобів криптографічного захисту інформації, що в установленому порядку допущені до експлуатації, з дотриманням вимог технічного захисту інформації.

2 Електронні носії інформації та документи з грифом “ Для службового користування ”, що підлягають поверненню, обов’язково надсилаються до установи із супровідним листом.

3. Документи з грифом “Для службового користування”, які надсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані у спосіб, який виключає можливість доступу та прочитання тексту чи реквізитів без порушення цілісності пакування .
4. На конвертах (пакованнях) зазначаються адреса та найменування установи - одержувача і відправника, реєстраційні індекси вкладених документів із проставленням відмітки “ДСК”. Забороняється зазначати прізвища і посади керівників установи - одержувача, а також прізвища виконавців документів і назви структурних підрозділів.

Електронні носії інформації упаковуються в окремий конверт (паковання), на якому зазначаються дата та реєстраційний індекс супровідного листа.

5. У разі надсилання документів, які повинні бути розкриті певною посадовою особою установи особисто, їх упаковують в окремий конверт, у правому верхньому куті якого нижче грифа “Для службового користування” проставляється відмітка “Особисто”, а в його нижній правій частині зазначаються посада, прізвище, власне ім’я одержувача. Такий конверт вкладається в інший конверт, що оформляється відповідно до вимог, визначених пунктом 4 цього Розділу. У лівому верхньому куті конверта проставляється відмітка “Подвійний конверт”.
6. У разі надсилання документів з мобілізаційних питань на конвертах (пакованнях) додатково проставляється відмітка “ Літер “М ”.
7. Надсилання документів з мобілізаційних питань в одному конверті (пакованні) з документами, що не стосуються мобілізаційних питань, не дозволяється.
8. Забороняється надсилати за межі України видання з грифом “Для службового користування” з метою книгообміну або експонування на відкритих виставках, презентаціях.

VII. Формування виконаних документів у справи

1.Виконані документи з грифом “Для службового користування” групуються у справи згідно із затвердженою в суді зведеною номенклатурою справ. Дозволяється долучати до справи із грифом “ Для службового користування ” документи з відкритою інформацією, якщо такі документи стосуються питань такої справи.

Документи з мобілізаційних питань долучаються до справ з мобілізаційної роботи, що мають відмітку “ Літер “М ”.

2. До номенклатури справ включаються всі довідкові та реєстраційні картотеки, журнали реєстрації та обліку документів з грифом “Для службового користування”.
3. У графі номенклатури справ “Індекс справи” до номера справи з документами, що мають гриф “Для службового користування”, проставляється відмітка “ДСК”, наприклад:

“04-10 ДСК”.

4. На обкладинці справи, що містить документи з грифом “Для службового користування”, у правому верхньому куті проставляється відмітка “Для службового користування”.
5. У разі коли в суді створюється понад 50 документів на рік з грифом “Для службового користування”, їх доцільно формувати в окремі справи за видами (накази, інструкції, плани тощо).
6. У разі коли в суді створюється менш як 50 документів на рік з грифом “Для службового користування”, номенклатурою справ може бути передбачено формування однієї справи із заголовком “Документи з грифом “ Для службового користування ”. Строк зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється відмітка “ЕК”, яка означає, що строк зберігання справи визначається експертною комісією.
7. Експертна комісія після закінчення року вивчає кожен аркуш справи “ Документи з грифом “Для службового користування” і за потреби приймає рішення про її переформування. Документи постійного зберігання, що містяться у справі, формуються в окрему справу, якій надається окремий заголовок та яка додатково включається до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишаються у такій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ.
8. Якщо у справі із заголовком “Документи з грифом “ Для службового користування ” містяться лише документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися, а строк зберігання такої справи визначається найдовшим строком зберігання документів, що містяться в ній. Відмітка “ЕК” у графі номенклатури справ “Строк зберігання” закреслюється і зазначається уточнений строк зберігання.
9. Документи з мобілізаційних питань зберігаються в окремих робочих папках, футлярах або пакетах, на яких зазначаються прізвища та власні імена працівників суду, які мають право їх розкривати.

Робочі папки, футляри або пакети з документами з мобілізаційних питань опечатуються особистою номерною металевою печаткою працівника суду, який безпосередньо з ними працює.

 

VIII. Користування документами

1.Вхідні, вихідні, внутрішні документи з грифом “Для службового користування” передаються працівникам суду відповідно до резолюцій керівництва суду.

Справи з грифом “ Для службового користування ”, що зберігаються у службі діловодства чи в інших структурних підрозділах суду, видаються у тимчасове користування працівникам суду на підставі замовлення за формою згідно з додатком 10, резолюції голови суду або затвердженого головою суду списку працівників суду, які мають право працювати з відповідною справою.

Допуск працівників суду до роботи з документами, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань, здійснюється на підставі списку, складеного відповідальною особою за мобілізаційну роботу, і затвердженого головою суду.

2. Справи та видання з грифом “Для службового користування” видаються у тимчасове користування і приймаються під розписку в журналі за формою згідно з додатком 11.
3. Робота з документами з мобілізаційних питань проводиться в окремо виділених і належним чином обладнаних службових приміщеннях з дотриманням вимог, які унеможливлюють ознайомлення із змістом таких документів сторонніх осіб .
4. Під час приймання справи від працівника суду проводиться перевірка наявності кожного аркуша всіх документів справи відповідно до її внутрішнього опису.
5. Справи з грифом “Для службового користування”, що зберігаються в архіві суду, видаються у тимчасове користування працівникам суду на підставі замовлення за формою згідно з додатком 12.

Про видачу справ з грифом “ Для службового користування ” з архіву суду робиться запис у книзі видачі справ у робочі приміщення суду.

6. Справи з грифом “Для службового користування” видаються для тимчасового користування на строк, що не перевищує одного місяця.
7. За наявності письмових клопотань інших установ або припису на право проведення перевірки згідно з наданими законом повноваженнями документи з грифом “Для службового користування ”, їх копії і витяги з них за письмовим дозволом або резолюцією голови суду або заступника голови суду можуть видаватися працівникам інших установ.

На лицьовому боці підготовлених копій документів у правому верхньому куті першого аркуша документа проставляється відмітка “ Копія ”. Витяги з документів оформляються на відповідному бланку.

8. Копії документів та витяги з них засвідчуються керівником служби діловодства або іншою визначеною наказом посадовою особою, наприклад:

“Згідно з оригіналом Начальник відділу діловодства (підпис) 01 березня 2026 року”.

Олександр ПАВЛЕНКО

9. Після ознайомлення з документами з грифом “Для службового користування” на зворотному боці запиту або припису на право проведення перевірки робиться запис про документи (реєстраційні дані, заголовки), з якими ознайомлено працівника іншої установи.
10. У разі потреби працівник іншої установи робить витяги з виданих йому документів з грифом “Для службового користування” у робочому зошиті, що має зазначений гриф, який після завершення роботи з документами надсилається установі, що робила запит на ознайомлення.

Порядок оформлення робочого зошита визначається інструкцією суду.

11. Працівник іншої установи може ознайомитися із змістом документа з грифом “Для службового користування”, отриманим від іншої установи, лише за письмовою згодою установи - розробника такого документа. Зазначена вимога не поширюється на представників органів державного нагляду (контролю) під час виконання ними відповідних функцій згідно із законодавством.
12. Забороняється використовувати службову інформацію, що міститься в документах з грифом “Для службового користування”, для відкритих виступів або опублікування у засобах масової інформації та демонструвати такі документи на стендах, у вітринах на відкритих виставках або в інших громадських місцях.

У разі надходження до суду запиту на інформацію, що міститься у документі, якому присвоєно гриф “Для службового користування”, здійснюється з урахуванням вимог пункту      2 розділу IX цієї Інструкції перегляд такого документа з метою перевірки відповідності запитуваної інформації сукупності вимог, передбачених частиною другою статті 6 Закону України “Про доступ до публічної інформації”, щодо обмеження доступу до інформації на момент надходження запиту. Авторові запиту надається інформація в тій частині, доступ до якої відповідно до зазначеного Закону не обмежено.

За наявності в запитуваному документі інформації з обмеженим доступом для надсилання запитувачеві виготовляється його копія, в якій слова, речення чи зображення, що містять інформацію з обмеженим доступом, ретушуються у спосіб, який виключає подальше відтворення ретушованого. З такої копії документа виготовляється інша копія, яка надсилається запитувачеві. Копія запитуваного документа, що ретушувалася, зберігається разом з документами з відповідного запиту та може використовуватися повторно в разі надходження до установи іншого запиту на інформацію, що міститься у такому документі.

13.Матеріали судових справ, які містять документи з грифом «Для службового користування», видаються на ознайомлення на підставі резолюції судді.

14.Ознайомлення з матеріалами судових справ, які містять документи з грифом «Для службового користування», здійснюється в порядку, визначеному інструкцією з діловодства, цією інструкцією.   

1. IX. Перегляд документів з грифом “Для службового користування”
2. Перегляд документів з грифом “Для службового користування” проводиться з метою підтвердження наявності або відсутності в них відомостей, що становлять службову інформацію, не рідше ніж один раз на п’ять років.

Скасування грифа “Для службового користування” здійснюється за відсутності законних підстав для обмеження у доступі до службової інформації, які існували раніше.

Перегляд документів з грифом “Для службового користування” з метою можливого скасування грифа обов’язково здійснюється під час підготовки:

справ для їх передачі до архіву суду ;

документів Національного архівного фонду для їх передачі на постійне зберігання до державних архівних установ, архівних відділів міських рад.

2. Рішення про скасування грифа “Для службового користування” чи його підтвердження приймається комісією суду - розробника документа або відповідною комісією установи-правонаступника чи установи вищого рівня, якщо суд - розробник документа припинив свою діяльність.
3. За рішенням комісії строк обмеження доступу до справ (документів) може бути продовжений.
4. Рішення комісії оформляється протоколом, що підписується головою і секретарем комісії та набирає чинності з моменту затвердження протоколу головою суду. У протоколі зазначаються види документів, їх реєстраційні дані, заголовки та номери за номенклатурою або описом справ, з яких знімається гриф “Для службового користування” або строк обмеження доступу до яких продовжено.

Витяг з протоколу або його засвідчена копія передається разом із справами до архіву суду ,  а у разі передачі документів Національного архівного фонду на постійне зберігання - до державних архівних установ, архівних відділів міських рад.

5. Про скасування грифа “Для службового користування” письмово повідомляються всі установи, яким надсилався такий документ. За потреби можуть надсилатися витяги з протоколу засідання комісії .
6. На обкладинках справ та документах гриф “ Для службового користування ” погашається працівником суду шляхом його закреслення тонкою рискою та зазначення нижче на вільному від тексту місці дати і номера відповідного протоколу засідання комісії. Такі відмітки вносяться до реєстраційних та облікових форм, номенклатури та опису справ.
7. X. Підготовка справ до передачі на архівне зберігання та знищення
8. Експертиза цінності документів з грифом “Для службового користування” та їх підготовка до архівного зберігання здійснюються в установленому законодавством порядку.

У кінці кожної закінченої справи з грифом “Для службового користування” на окремому аркуші робиться засвідчувальний напис, в якому зазначаються цифрами і словами кількість аркушів у справі,  кількість аркушів внутрішнього опису, а також:

наявність літерних і пропущених номерів аркушів;

номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками тощо;

номери великоформатних аркушів;

номери конвертів з укладеннями;

кількість аркушів укладень.

Після засвідчувального напису працівник, який сформував справу, ставить підпис із зазначенням посади, прізвища і дати, який засвідчується печаткою «Канцелярія» або печаткою “ Для пакетів ”. Усі наступні зміни у складі справи (пошкодження аркушів, заміна документів копіями, долучення нових документів) зазначаються у засвідчувальному написі з посиланням на відповідний розпорядчий документ.

Справи з грифом “Для службового користування” після проведення експертизи цінності документів, що містяться в ній, підшиваються через чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. Справи постійного та тривалого (понад десять років) строків зберігання та особові справи оправляються у тверду обкладинку.

2. Справи постійного та тривалого зберігання з грифом “ Для службового користування ” та особові справи включаються у відповідні описи справ разом з документами, що містять відкриту інформацію. При цьому в описі до номера справи та у графі “ Індекс справи (тому, частини) з документами з грифом “Для службового користування” додається відмітка “ДСК”.
3. Під час передачі справ з грифом “Для службового користування” на постійне зберігання до державної архівної установи, архівного відділу міської ради суд разом з актом приймання-передавання справ, оформленим в установленому порядку, подає державній архівній установі, архівному відділу міської ради лист, у якому визначається порядок користування такими справами.
4. Вилучені для знищення за результатами експертизи цінності справи з грифом “Для службового користування”, строк зберігання яких закінчився, включаються до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, що складається відповідно до вимог, установлених щодо всіх справ установи в цілому.
5. Документи, справи, видання з грифом “Для службового користування”, вилучені для знищення експертною комісією у складі не менше трьох членів, підлягають знищенню шляхом подрібнення носіїв інформації або в інший спосіб (спалювання, розплавлення, розчинення тощо), який виключає можливість їх прочитання та відновлення.

Електронні носії інформації знищуються або переробляються у спосіб, що виключає можливість повного або часткового відновлення збереженої на них інформації.

В умовах особливого періоду, що настає з моменту оголошення рішення про мобілізацію (крім цільової) або доведення його до виконавців стосовно прихованої мобілізації чи з моменту введення воєнного стану в Україні або в окремих її місцевостях та охоплює час мобілізації, воєнний час і частково відбудовний період після закінчення воєнних дій, та у разі виникнення реальної загрози захоплення документів, справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом “Для службового користування ”, а також неможливості забезпечення їх вивезення в безпечні місця вони знищуються способами, установленими абзацами першим та другим цього пункту.

Рішення про негайне знищення таких документів, справ, видань, електронних носіїв інформації приймає голова суду (особа, яка виконує його обов’язки), де вони зберігаються, а за відсутності з ним екстреного зв’язку - відповідальна за їх зберігання посадова особа.

Факт знищення підтверджується актом про вилучення документів і є підставою для внесення позначки про знищення документів в облікові форми.

6. 6. В акті про вилучення документів робиться запис про знищення відповідних документів, справ із зазначенням прізвищ, власних імен членів експертної комісії, їх підписів, дати знищення, наприклад:

“Справи № 25 ДСК, № 30 ДСК, № 80 ДСК знищено шляхом подрібнення. Члени експертної комісії установи: (підпис)   Петро МАРЧЕНКО (підпис)   Олександр ПАВЛЕНКО (підпис)   Віктор ІВАНЕНКО 10 березня 2026 р.”.

 

7. Після знищення документів з грифом “Для службового користування” в облікових формах (картках, журналах, номенклатурах справ, описах справ тривалого (понад десять років) зберігання робиться відмітка “Документи знищено. Акт від ___ ________ 20__ р. № __”.
8. Телефонні та адресні довідники, стенографічні записи з грифом “Для службового користування”, друкарський брак, виявлений під час друкування видань із зазначеним грифом, можуть знищуватися без акта про вилучення документів, але з відміткою в облікових формах, що засвідчується підписами не менш як трьох працівників установи, які провели таке знищення.

ХІ. Забезпечення збереженості документів та проведення перевірки їх наявності

1. Справи з грифом “Для службового користування” з дати їх створення (надходження) зберігаються за місцем формування справ згідно із затвердженою зведеною номенклатурою справ до моменту їх передачі в архів суду.
2. Документи і справи з грифом “Для службового користування” зберігаються у шафах, сейфах, що розташовані у службових приміщеннях або сховищах архіву. Шафи, сейфи, службові приміщення, сховища архіву повинні надійно замикатися і опечатуватися металевими печатками.

Порядок виготовлення, ведення обліку, використання металевих печаток та порядок ведення обліку шаф, сейфів і ключів від них визначаються головою суду.

Зберігання документів і справ із грифом “Для службового користування” здійснюється працівниками суду, які безпосередньо отримали їх під розписку, у спосіб, що унеможливлює доступ до них сторонніх осіб.

3. Документи з грифом “Для службового користування” можуть перебувати у працівників суду на виконанні протягом строку, необхідного для виконання завдання, за умови дотримання вимог їх зберігання, визначених пунктом 2 цього розділу.
4. Передача документів з грифом “Для службового користування ” структурним підрозділам суду здійснюється через службу діловодства з проставленням відповідної відмітки в облікових формах.

Порядок передачі одержаних у службі діловодства документів з грифом  “Для службового користування” всередині одного структурного підрозділу для виконання (ознайомлення) від одного працівника структурного підрозділу іншому працівникові того самого підрозділу та ведення необхідних облікових форм визначається чинною інструкцією з діловодства.

5. Забороняється переміщення документів з грифом “Для службового користування” з однієї справи до іншої без повідомлення служби діловодства. Про всі переміщення документів робляться відповідні відмітки в облікових формах, у тому числі внутрішніх описах.

Вилучення справ або окремих документів із справ з грифом “Для службового користування” забороняється. В окремих випадках на підставі рішення слідчого судді, суду,  архів суду або служба діловодства за письмовою вказівкою голови суду здійснює вилучення оригіналів необхідних документів або справ. При цьому у структурному підрозділі суду повинні залишитися протокол про вилучення документів з їх засвідченими копіями.

6. Документи з грифом “Для службового користування” не дозволяється виносити за межі суду, крім випадків передачі документів на виконання у структурні підрозділи суду, що розташовуються поза межами основного приміщення суду, та у разі виникнення необхідності в їх узгодженні, підписанні в установах, розташованих у межах одного населеного пункту. Винесення документа з грифом “Для службового користування ” за межі суду здійснюється на підставі резолюції голови суду або заступника голови суду. При цьому документ повинен бути вкладений у конверт або упакований у такий спосіб, щоб виключити можливість його прочитання.
7. Особі, відрядженій до іншого населеного пункту, забороняється мати при собі документи з грифом “Для службового користування”. У разі потреби такі документи надсилаються за призначенням до початку відрядження.
8. В окремих випадках, зокрема у разі термінового позапланового відрядження, голова суду або заступник голови ставить на доповідній записці керівника відповідного структурного підрозділу суду резолюцію, згідно з якою дає дозвіл на перевезення документів  з     грифом “ Для службового користування ” до іншого населеного пункту за умови,  що такі документи перевозяться групою у складі не менше двох працівників суду, які повинні виконувати роботу з ними з дотриманням заходів, що унеможливлюють несанкціоноване ознайомлення з текстом таких документів.
9. Стан організації роботи з документами, що містять службову інформацію (наявність та фізичний стан усіх документів, взятих на облік, справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом “Для службового користування”), не рідше ніж один раз на рік перевіряється комісією з питань проведення перевірки наявності документів з грифом “ Для службового користування ” після завершення діловодного року та формування справ.

Строк проведення перевірки та склад комісії з питань її проведення визначаються відповідним наказом голови суду.

До складу комісій з питань проведення перевірки наявності документів з грифом “ Для службового користування ” з відмітками “ Літер “М ”  залучаються лише особи, допущені до роботи з такими документами.

10. Перевірка наявності справ та видань з грифом “ Для службового користування ” в архіві суду та бібліотеці, де зберігається понад 1000 таких справ та видань, проводиться не рідше ніж один раз на п’ять років.
11. Результати перевірок, зазначених у пунктах 9 і 10 цього розділу , оформляються актом за формою згідно з додатком 13.

Працівник суду, якому стало відомо про факт втрати документа, що містить службову інформацію, та про можливе розголошення відомостей, що становлять службову інформацію, невідкладно інформує керівника свого структурного підрозділу, який у письмовій формі терміново інформує про такий факт голову суду та керівника служби діловодства.

У разі втрати документа, що містить службову інформацію, письмово повідомляється установі, від якої цей документ отримано. Про втрату документа, що містить службову інформацію, зібрану під час провадження оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, діяльності у сфері оборони держави, або можливе розголошення такої службової інформації повідомляється також органові СБУ із зазначенням обставин втрати документа (розголошення відомостей) та про вжиті заходи.

 12.Факти втрати документів або розголошення відомостей, які містять службову інформацію, розслідує комісія. Для розслідування окремих фактів втрати документів або розголошення відомостей, які містять службову інформацію, за рішенням голови суду  може утворюватися спеціальна комісія.

13. Спеціальна комісія має право отримувати від працівників суду письмові та усні пояснення з питань, що є предметом розслідування, витребувати необхідні документи (їх копії), оглядати приміщення і сховища.
14. Члени комісії та спеціальної комісії несуть персональну відповідальність за повноту, всебічність і об’єктивність висновків розслідування, нерозголошення інформації, яка стосується розслідування.
15. За результатами розслідування, яке триває не довше ніж один місяць, складається акт, що підписується членами комісії або спеціальної комісії та подається голові суду на затвердження. За наявності обґрунтованих пропозицій відповідної комісії, прийнятих на її засіданні, строк проведення розслідування може бути продовжено за резолюцією голови суду не більш як на один місяць.

Розслідування починається з дати підписання розпорядчого документа про його проведення та завершується датою затвердження акта про результати проведення розслідування.

16. В окремому розділі акта про результати проведення розслідування зазначаються обставини, причини та умови настання відповідного випадку, рівень заподіяної шкоди або негативного впливу на діяльність суду, а також наводиться перелік втрачених документів.
17. Відмітка про втрату документів вноситься службою діловодства до реєстраційних та облікових форм із зазначенням реєстраційних даних акта про результати проведення розслідування.
18. Довідка про причини відсутності втрачених документів, підписана керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архіву суду для включення її до справи.