flag Судова влада України

Єдиний Контакт-центр судової влади України 0-800-501-492

Положення про відділ документального забезпечення цивільних та адміністративних справ Калуського міськрайонного суду Івано-Франківської області

 

ПОГОДЖЕНО

Заступник голови суду

____________ Н.В.Бердан

18 листопада  2011р.

 

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ керівника апарату суду

від 18 листопада 2011 року

     № 02-04.1/362

 

 

 

 

П О Л О Ж Е Н Н Я

 

ПРО ВІДДІЛ ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ

 ЦИВІЛЬНИХ ТА АДМІНІСТРАТИВНИХ СПРАВ  

КАЛУСЬКОГО МІСЬКРАЙОННОГО СУДУ

ІВАНО-ФРАНКІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ

 

 

1.Загальні положення

 

 

1.1.Положення про відділ документального забезпечення  цивільних та адміністративних справ Калуського міськрайонного суду Івано-Франківської  області (далі-Положення) встановлює єдині засади діяльності, обсяг посадових обов'язків та основні вимоги щодо їх виконання, права та відповідальність працівників відділу документального забезпечення цивільних та адміністративних  справ  Калуського міськрайонного суду Івано-Франківської  області  (далі - відділ).

1.2.Відділ утворюється та функціонує в структурі апарату Калуського міськрайонного суду Івано-Франківської області (далі - апарат суду) відповідно до пункту 7 ст.149 Закону України ″ Про судоустрій і статус суддів ″ .

1.3.Відділ   є структурним підрозділом Калуського міськрайонного суду Івано-Франківської області.

1.4.Положення про відділ  затверджується наказом керівника апарату суду за погодженням із головою суду, або його заступником.

1.5.Зміни і доповнення до Положення  вносяться керівником апарату суду за погодженням із головою суду, або його заступником.

1.6. Робота відділу здійснюється відповідно до основних напрямків діяльності Калуського міськрайонного суду Івано-Франківської області.

1.7.Відділ в інтересах всебічного і комплексного забезпечення виконання, визначених  Положенням про відділ  завдань та функцій, співпрацює з іншими структурними підрозділами апарату суду.

1.8. Відділ  у своїй діяльності безпосередньо підпорядковується керівнику апарату суду.

1.9.У своїй роботі відділ керується Конституцією України,   кодексами України, Законами України " Про судоустрій і статус суддів ", "Про державну   службу", законодавством України про боротьбу з корупцією   та   іншими   законами України, рішеннями Конституційного  Суду України, актами Президента України, Верховної Ради України та  Кабінету Міністрів України, документами Верховного Суду України, актами законодавства та нормативними документами, що регламентують діяльність судових органів, рішеннями органів суддівського самоврядування, наказами, інструкціями та рекомендаціями Державної судової адміністрації України та ТУДСА в Івано-Франківській області, Правилами внутрішнього трудового розпорядку суду, іншими нормативно-правовими актами та цим Положенням.

 

 

2.Структура відділу

 

 

2.1.Структура, чисельність працівників  відділу визначаються штатним розписом  та структурою  Калуського міськрайонного суду Івано-Франківської області, затвердженими у встановленому законом порядку територіальним управлінням Державної судової адміністрації України в Івано-Франківській області за погодженням із головою суду, або його заступником.

 

3.Основні  завдання та функції  відділу

 

 

3.1.Організовує та забезпечує належний прийом, реєстрацію та розподіл кореспонденції, що надійшла до відділу та їх  своєчасну передачу суддям на підставі даних автоматизованої системи документообігу суду.

3.2.Веде первинний облік документів, номенклатурних справ.

3.3.Здійснює роботу з обліку та зберігання судових справ, речових доказів, документів первинного обліку.

3.4.Здійснює направлення судових справ зі скаргами, поданнями, вимогами до судів вищих інстанцій.

3.5.Здійснює своєчасне та якісне звернення  судових рішень до виконання.

3.6.Контролює відкликання виконавчих документів у разі припинення виконання.

3.7.Забезпечує своєчасне та якісне складання звітів судової статистики, ведення документів первинного обліку, відповідає за достовірність та своєчасність їх складання та оформлення.

3.8.Здійснює контроль за своєчасною здачею судових справ до відділу, проводить аналітичну роботу щодо строків здачі справ до відділу, готує відповідні пропозиції з удосконалення цієї роботи, систематично доповідає голові суду, або його заступнику, керівнику апарату суду про випадки порушення термінів здачі судових справ.

3.9.Збирає  та подає керівнику апарату суду пропозиції щодо складання номенклатури справ суду.

3.10. Організовує підготовку та передачу до архівного  підрозділу суду судових справ, провадження у яких закінчено, а також іншої документації за минулі роки.

3.11.Вносить пропозиції до плану роботи суду з питань організації роботи відділу.

3.12.Бере участь в аналітичній роботі з питань організації діловодства в суді.

3.13.Організовує та забезпечує належне здійснення прийому громадян відділом.

3.14.Надання в установленому законом порядку учасникам процесу інформації про стан розгляду справ, в яких вони беруть участь.

3.15.Своєчасне введення до автоматизованої системи документообігу суду достовірних даних.

3.16.Прийняття та передача інформації телефонограмами.

3.17.Реєстрація та відправка вихідної кореспонденції (виконавчих документів), що направляється за межі суду.

3.18.Контроль за дотриманням встановленого процесуального порядку направлення апеляційних та касаційних скарг.

3.19.Контроль за станом справ, які надсилаються за межі суду.

3.20.Дотримується правил та норм з охорони праці та техніки безпеки, правил з експлуатації технічних засобів.

 

 

4.Організація роботи відділу

 

 

4.1. Відділ очолює старший  секретар суду,  який призначається на посаду та звільняється з посади наказом керівника апарату суду з дотриманням вимог законодавства про державну службу та трудового законодавства, або інший працівник апарату суду, за наказом керівника апарату суду.

         4.2. Старший секретар суду: планує та здійснює керівництво роботою відділу і відповідає за виконання покладених на відділ функцій і завдань.

4.3.На період  відсутності  старшого секретаря суду (відпустка, відрядження, перебування на листку непрацездатності тощо) його обов’язки, за наказом керівника апарату суду, виконує секретар суду, який є працівником відділу.

4.4.  Старший секретар суду безпосередньо підпорядкований керівнику апарату суду.

4.5. Працівники відділу призначаються та звільняються з посад  наказом керівника апарату суду з дотриманням вимог трудового законодавства та законодавства про державну службу України.

4.6. Обсяг посадових обов'язків та основні вимоги щодо їх виконання, права та відповідальність працівників відділу та функціональні обов’язки  працівників відділу визначаються посадовими інструкціями та окремим розділом про розподіл функціональних обов’язків між працівниками апарату суду, які затверджуються керівником апарату суду.

4.7.Працівники відділу безпосередньо підпорядковані старшому секретарю суду.

4.8. Старший секретар суду :

- планує роботу відділу, здійснює керівництво діяльністю відділом несе персональну відповідальність за виконання завдань, покладених на відділ;

- розприділяє  обов’язки між працівниками відділу,  а у разі службової необхідності проводить перерозподіл обов’язків між ними, забезпечує планування роботи, належний рівень службової дисципліни, організовує взаємодію з іншими структурними підрозділами суду;

- організовує роботу і забезпечує контроль за своєчасним виконанням працівниками відділу  завдань, плану роботи суду, доручення керівництва суду;

- забезпечує вдосконалення методів роботи відділу, своєчасне проходження і опрацювання документів;

-   представляє відділ на зборах та нарадах працівників апарату суду;

- здійснює інші повноваження із забезпечення діяльності суду, передбачені посадовою інструкцією та  Положенням про відділ.

 

 

5.Права та обов'язки  працівників відділу

 

 

5.1.Працівники відділу мають право:

- користуватися правами і свободами, передбаченими Конституцією України , Законами України  "Про державну службу", " Про судоустрій і статус суддів " та іншими законодавчими актами;

- на соціальний та правовий захист відповідно до свого статусу;

- за дорученням керівництва суду представляти інтереси суду в підприємствах, установах, організаціях, органах влади з питань, що належать до його компетентності;

- отримувати матеріально-технічне забезпечення для виконання покладених на нього обов’язків та завдань;

- в установленому порядку отримувати від працівників апарату суду інформацію, необхідну для виконання посадових обов’язків;

- повертати працівникам апарату суду документи і вимагати їхньої доробки у випадку порушення правил діловодства;

- за погодженням з керівництвом залучати інших працівників апарату суду з метою забезпечення виконання покладених на нього завдань;

- вносити в межах своєї компетентності пропозиції щодо вдосконалення роботи суду;

- брати участь у нарадах та зборах трудового колективу.

 

5.2. Працівники відділу наділені іншими правами, визначеними посадовими інструкціями.

 

5.3.Працівники відділу зобов’язані:

 

- виконувати вимоги цього Положення та забезпечувати конфіденційність інформації, яка стала їм відома при виконанні службових обов’язків;

- забезпечувати організацію, своєчасне і якісне виконання дорученої їм роботи;

- дотримуватися Конституції та законів України, інших нормативно-правових актів, вимог Присяги державного службовця, Інструкції  з діловодства в місцевому загальному суді, Загальних правил поведінки державного службовця, Правил поведінки працівника суду, Правил внутрішнього трудового розпорядку суду, посадових інструкцій, правил охорони праці та протипожежної безпеки, інструкцій по роботі з документами, які стосуються роботи суду;

- дотримуватись встановлених правил ведення діловодства;

- виконувати свою роботу у взаємодії з працівниками інших структурних підрозділів;

- використовувати комп’ютерну техніку та засоби оргтехніки з метою підвищення ефективності та якості своєї роботи, суду в цілому;

- постійно підвищувати свій професійний рівень та ділову кваліфікацію.

 

 

6.Відповідальність працівників відділу

 

 

 6.1.Працівники  відділу  відповідно до Кодексу Законів про працю України, Законів України " Про державну службу ", законодавства України про боротьбу з корупцією несуть відповідальність за:

-        порушення трудової дисципліни;

-        неякісне або несвоєчасне виконання посадових обов'язків і завдань;

-        недостовірність відомостей та інформації з питань, що належить до компетенції відділу;

-        бездіяльність або невикористання наданих їм прав;

-        порушення норм етики поведінки державного службовця та обмежень, пов'язаних із прийняттям на державну службу та її проходженням;

-        зберігання майна і засобів, закріплених за відділом.